Podstawowym elementem konstrukcyjnym w IntelliFlow jest karta rejestracyjna problemu
Kiedy współpracownik widzi problem, czy to jakikolwiek problem, awarię sprzętu, projekt lub jakikolwiek pomysł, po prostu dodaje kartę do systemu.
Początkowo karta problemu zawiera opis tego, co się stało, co zostało zrobione i co należy zrobić. Następnie rekord może się powiększać o rekordy pracy, komentarze, zadania, udostępnianie, łączenie i tak dalej.